ゲストが遅れて到着した場合の対処法

何度か体験を実施しているホストなら、ゲストの遅刻はすでに経験している共通の悩みごとであると思われます。電車を乗り間違えてしまったり、現地時間に慣れていなかったり、集合場所が見つからなかったりと、理由はさまざまですが、遅刻は誰にでも起こりうることです。

遅れて来るゲストや、待たせてしまっているほかの参加ゲストへの対応に関する、とっておきのヒントを体験ホストに聞いてみました。ホスト共通の問題に対する独創的な解決策を以下にご紹介します。

早い段階からこまめにゲストと連絡を取ることで、遅刻するゲストの人数を減らすことができます。ホストの多くは、遅くとも体験の24時間前までに、ゲスト全員に対して次のような内容を含むメッセージを送信します。

• 交通状況、駐車にかかる時間、遅延を考慮し、時間に余裕を持って移動する提案
• 最適な運転ルートや公共交通手段についてのヒント
• 正確な集合場所の写真
• 集合場所付近で駐車できる場所や、駐車にかかる時間についてのアドバイス
• 体験当日のホストへの連絡方法
• 遅刻した場合はいつ、どこで待ち合わせるかについての説明（体験の行程に次の場所への移動が含まれる場合）
• 15分遅れた場合は先に始めるなど、制限時間に関する情報

早い段階で連絡を取り合うためのヒントとその効果について、ホストの経験談をご紹介します。

「20分早めに出発すること、交通状況を再確認することをゲストへのヒントに書き加えたところ、効果てきめんで、私にとってもゲストにとってもよい結果が得られました。ゲストにもいつも感謝されます」 — Dominiqueさん、「バリオ・ローガンで文化を味わう食とビールの食べ飲み歩き」のホスト（米カリフォルニア州、サンディエゴ）

「遅刻したらどこで落ち合えるかについてゲストに伝えます。たとえば、次の立ち寄り場所には何時に着くかを伝えます」 — Sarahさん、「ポートランドの電動自転車ツアー」のホスト（米オレゴン州ポートランド）

「体験の前に電話番号を交換しておき、ゲストが道に迷ったりわからないことがあったりしたら、電話やSMSで連絡を取れるようにします。自分が集合場所に向かう前には、必ずゲストにSMSを送信します。そうするとゲストも必ず、到着予定時間を書いて返信してくれます」 — Johnさん、「誰でも参加できるアーチェリーレッスン」のホスト（米オレゴン州ポートランド）

少し遅れて到着するゲストのことを考慮して、体験のはじめの15分間に何をするか検討してみましょう。遅れてくるゲストに対応し、時間どおりに到着したゲストが時間を持て余すことのないように一部のホストが実行している取り組みをご紹介します。

「私はまずはじめに飲み物をお出しするのですが、これに10分くらいかかります。ゲストとお喋りする間に、遅れているゲストにメッセージを送って、道に迷っていないか確認し、体験があと10分で始まることを伝えます」 — Justineさん、「調香師の見習いになって自分だけの香水をつくろう」のホスト（フランス、パリ）

「ほかの参加者が全員そろっていたらお喋りをして、5分以上待ったら、集合場所のすぐ近くにある面白い場所に連れていきます。ツアーには通常含まれていない場所ですが、そこから集合場所に戻ってくる頃には、遅刻したゲストも到着しているはずです」 — Ionutさん、「ダブリンの大道芸体験」のホスト（アイルランド、ダブリン）

「遅れて来るゲストがいるときは、ほかのゲストにその旨をはっきり知らせ、確実にわかっていることを伝えます。そして自己紹介から始め、ゲストに体験参加の理由をお聞きしたり、私がアーチェリーを愛する理由をお話ししたりします。また、ゲストの方たちに時間の余裕があれば、喜んで体験の時間を延長すると伝えます」 — Angieさん、「マインドフルなアーチェリーで元気をもらおう」のホスト（米オレゴン州ポートランド）

ゲストは時間に間に合うよう最善を尽くしたと想定しましょう。そうすれば、前向きに考えることができます。遅刻したゲストとのコミュニケーションについては、ホストたちは次のように述べています。

「ゲストが遅れて到着したときは、『頑張って来てくれてありがとう！』と言って歓迎するようにしています」 — Sarahさん、「 電動自転車でポートランドを探索しよう」のホスト（米オレゴン州ポートランド）

「ゲストが遅れていて、SMSも電話もないときは、こちらから電話します。ゲストが電話に出ない場合は、SMSを送り、大丈夫かどうか確認します。返事がないときは、最大15分間待った後でツアーを開始します。そして遅れているゲストに再度SMSを送り、来れなくてとても残念でした、と伝えます」 — Ionutさん、「ダブリンの大道芸体験」のホスト

「ゲストが遅れて到着したときは、たくさん話し、そのゲストについてできるだけ多くのことを学びます。その後、聞き出した情報を使って、先に到着していたほかのゲストに紹介します。こうすれば、遅れて来たゲストが取り残さていると感じたり疎外感を抱いたりすることがなくなります」 — Jonathanさん、「地元の人のようにサンフランシスコのナイトライフを体験しよう！」のホスト（米カリフォルニア州サンフランシスコ）

ゲストにどこまで柔軟に対応するかは、完全にホスト次第です。ホストの多くが、やむを得ない事情により大幅に遅れて到着したゲストを受け入れる努力をしています。

「予約したゲストが2人のみの日があったのですが、フライトの遅延によってその2人が空港から直接来ることになり、体験開始の1時間前にメッセージを送ってきました。そのときは開始時刻を変更し、1～2時間遅らせて実施することにしました。もちろん、これは同じ日にほかの予定がない場合にのみ可能な対応ではあります」 — Ionutさん、「ダブリンの大道芸体験」のホスト（アイルランド、ダブリン）